Stefans Stop Doing-Liste

Stop Doing ListeDie erste Woche im Stop Doing-Modus ist vorüber.
Zeit ein Fazit zu ziehen? Nee, zu früh!

Zeit vorzustellen, welche Dinge ich nicht mehr tue und welche stattdessen?
Ja!
Denn in der Startschuss-Folge war für die persönlichen Dinge gar kein Platz – das 6 Schritte-System zum Stop Doing-Erfolg stand dort ganz klar im Vordergrund.

Hier also der Reihe nach das, was ich nicht mehr tun werde und was ich stattdessen tun werde. Vielleicht inspiriert dich ja der ein oder andere Punkt. Lass mich gerne in den Kommentaren wissen, was du davon hältst!

Ohne Wochenplanung arbeiten

Was mach ich nicht mehr?
Ich werde nicht mehr ohne Wochenplanung arbeiten.

Was passiert wenn ich damit weitermache?
Es besteht die Gefahr, dass ich planlos an unwichtigen Dingen rumdoktere. Das ist nicht gut für meine Selbstständigkeit, gefährdet sie sogar…

Was passiert wenn ich erfolgreich damit aufhöre?
Ich arbeite fokussiert an meinen wichtigsten Zielen. Ich arbeite auf der Meta-Ebene statt auf der Aktionismus-Ebene.

Was ich ab jetzt mache:
Ich mache jeweils am Freitag meine Wochenplanung. Dazu schaue ich meine Monatsplanung an, die wiederum von meiner Jahresplanung abhängt. Dafür plane ich jeden Freitag eine Stunde ein.

Zugehörige Afformation:
Warum mache ich jeden Freitag meine Wochenplanung?

Messinstrument ist Basecamp und Messfrequenz ist Freitag Abend.

Wie die Umsetzung bis jetzt klappt:
In der ersten Januar-Woche habe ich meine Wochenplanung gemacht – zugegebenermaßen erst am Sonntag statt am Freitag, aber ich habe sie gemacht. Nächste Woche werde ich mir noch weniger vornehmen als diese Woche, weil ich schon seit Dienstag mit meinen Plänen hinterher hänge.

Die fettgedruckten Textstellen kommen übrigens alle aus dem 6 Schritte-Prozess. Im folgenden Text werde ich das verkürzt darstellen.

Keine Bildschirmpause nach 90 Minuten machen

Ich mache spätestens nach 90 Minuten eine Bildschirmpause. Warum? Weil es ungesund für meinen Körper ist, keine Pausen zu machen. Ich kann irgendwann nicht mehr arbeiten, verdiene kein Geld mehr, und so weiter. Wenn ich die Pause mache, bin ich danach erholt und kann effizient weiterarbeiten.

Die Afformation dazu: Warum mache ich spätestens nach 90 Minuten eine Bildschirmpause?
An die Erfolgsmessung erinnere ich mich jeden Abend via Basecamp.

Ich habe schon seit circa 2 Jahren ein Tool installiert, das alle 90 Minuten aufpoppt und mir „Entspannung“ meldet. In 2013 und 2014 habe ich diese Pausen-Erinnerung oft einfach geschlossen und ohne Pause weitergearbeitet. Seit dem 1.1.2015 habe ich nur ein paar mal (ich schätze in 5 Fällen) auf den Snooze-Button geklickt, habe die Erinnerung aber nie geschlossen. Zum Teil kommt es gar nicht mehr dazu, dass die Erinnerung aufpoppt, weil ich zum Beispiel schon nach 60 Minuten eine Pause einlege. Damit bin ich also gerade sehr zufrieden 🙂

Länger als 22 Uhr arbeiten

Wer in unserer Facebook-Gruppe mit liest, kennt diesen Punkt meiner Stop Doing-Liste schon:
Ich werde im ersten Quartal 2015 nicht mehr länger als 22 Uhr arbeiten. Oder positiv ausgedrückt: Ich arbeite maximal bis 22 Uhr. Warum? Weil ich mir mehr Zeit für meine Beziehung(en) und Hobbies nehmen möchte und weil ich besser einschlafen kann, wenn ich nicht direkt vom Rechner ins Bett hüpfe.

Die Umsetzung sichere ich dadurch, dass ich meinen Rechner um 22 Uhr automatisch in den Ruhezustand versetze 🙂 Das habe ich als täglichen Task in der Windows-Aufgabenplanung eingerichtet, kann also nix gegen den Ruhezustand tun (es gibt keinen Schließen- und auch keinen Snooze-Button). Die letzten 5 Tage hat dieser Mechanismus gut gegriffen – davor war ich krank im Bett und die Frage hat sich nicht gestellt.

Dass mein Rechner um 22 Uhr ausgeht, finde ich bis jetzt genial. Erstens bin ich durch die „Deadline“ gut auf das fokussiert was gerade am Wichtigsten ist. Zweitens freue ich mich auch einfach auf den Feierabend.

Übrigens ist mein Jahresplan, dass ich im 2. Quartal bis 21 Uhr, im 3. bis 20 und im letzten Quartal nur noch bis maximal 19 Uhr arbeite. Da freue ich mich schon richtig drauf. Freizeit Olé 🙂

Früh als erstes die E-Mails anschauen

Stop Doing-Liste
Nein, das werde ich nicht mehr tun! Habe ich schon ewig vor, aber nie zur Gewohnheit gemacht :/

Jetzt ist die Zeit gekommen: Ich werde früh mit der wichtigsten Aufgabe des Tages starten. Und das sind ganz sicher nicht meine Mails! Denn durch diese lass ich mich hinreißen zu unwichtigen Dingen. Tue ich stattdessen die vorher definierte wichtigste Aufgabe des Jahres, dann fühle ich mich nach der Erledigung gut und weiß, dass ich mich meinen wichtigen Zielen einen Schritt genähert habe 🙂

Afformation: Warum starte ich früh mit der wichtigsten Aufgabe des Tages?
Eine mögliche Antwort: Weil ich eine Wochenplanung habe, in der ich festgelegt habe, was mich diese Woche meinen Zielen entscheidend näher bringt. Go! 🙂

Messen tue ich jeden Abend über ein Basecamp-To Do.

Am Montag, Dienstag und heute hat das sehr gut geklappt, gestern nicht.

Bereits gefällte Entscheidungen hinterfragen

Ich stehe zu meinen bereits gefällten Entscheidungen. Wenn ich sie hinterfrage, verschwende ich Zeit und beschädige mein Selbstbewusstsein. Wenn ich dazu stehe, habe ich mehr Zeit für Anderes, ziehe Dinge durch und fühle mich sicherer.

Was mich zu diesem Stop Doing gebracht hat: meine ewige Überlegerei ob ich einen besseren Namen für meine Plattform Secret Wiki finde. Dabei hatte ich eigentlich den Grundsatz „nicht über neuen Namen nachdenken, bis du ausprobiert hast ob die Namensänderung bei einer anderen Website von Google gut akzeptiert wird“. Ich bin nicht zu diesem Beschluss gestanden und hab trotzdem tagelang über einen neuen Namen nachgedacht (meistens abends vorm Einschlafen) …

Zugehörige Afformation: Warum stehe ich zu bereits gefällten Entscheidungen?
Messen tue ich wie immer über Basecamp, und zwar wöchentlich am Freitag Abend.

Seit Ende 2014 klappt das echt gut. Wenn ich wieder anfange über den neuen Namen nachzudenken, werde ich mir schnell meiner Entscheidung bewusst und höre mit dem Nachdenken auf. Vielleicht hilft mir auch das regelmäßige Meditieren dabei…

Mehr als ein To-Do-System haben

Taaa daaa: Das habe ich bereits in den ersten 3 Januar-Tagen umgesetzt 🙂
Ich habe jetzt nur mehr ein einziges To-Do-System, nämlich das schon häufiger erwähnte Basecamp.

Bis vor ein paar Tagen hatte ich auch noch mein E-Mail-Programm Thunderbird als To-Do-System missbraucht. Da lagen dann Dinge ein halbes Jahr rum, die „wichtig & dringend“ waren. Waren sie wohl doch nicht 😉

In der Kombination mit Jahres-, Monats- und Wochenplanung habe ich jetzt Ordnung und Klarheit was zu tun ist – und kann problemlos meine Mitschreiber und Mitarbeiter über Basecamp koordinieren. Jawoll!

Newsletter ungelesen liegen lassen

Du willst nicht wissen, wie viele Newsletter ich über die Jahre angesammelt habe ohne sie zu lesen – nein, ich verrate es dir nicht 😉

Statt die Newsletter ungelesen rumliegen zu lassen, werde ich sie jetzt einmal die Woche durchgehen. Dazu kam mir auf der Jahresplanungs-Klausur mit Michael und Renata folgende glorreiche Idee: Ich stelle meinen Newsletter-Ordner so ein, dass alle Mails automatisch nach 7 Tagen gelöscht werden.

Im Dezember habe ich dadurch ein paar Newsletter verloren, doch seit diesem Jahr habe ich alles gesichtet was rein kam. Auch ein Stück weit aus der Angst, etwas Wichtiges verpassen zu können. Bin gespannt wie sich das weiterentwickelt. Vielleicht bin ich Ende des Jahres aus allen Newslettern draußen 😉

In Zeiterfassung das Tag „Sonstiges“ verwenden

Ich logge meine Arbeitszeit in einem Zeiterfassungs-System mit. Dabei habe ich in 2014 fast ein Viertel der Zeit das Tag „Sonstiges“ benutzt.

Was passiert wenn ich damit weitermache? Ich weiß nicht genau was ich in dieser Zeit gemacht habe – kann nicht sagen was erfolgreich läuft – tappe im Dunkeln – verschwende eventuell Zeit auf Dinge die mir überhaupt nichts bringen.

Was passiert wenn ich erfolgreich damit aufhöre? Ich werde mir bewusster welche Aufgaben ich genau mache – sehe genauer was wie viel bringt – sehe besser was ich eventuell auslagern kann – trenne besser zwischen Projekten – mache weniger Projekthopping.

Was ich ab jetzt mache: Ich verwende nur noch aussagekräftige Tags.

Afformation: Warum verwende ich nur noch aussagekräftige Tags?

Umsetzung: Klappt bis jetzt einwandfrei, da ich „Sonstiges“ aus meinen Tags verbannt habe. Dafür habe ich schon einige neue Tags eingeführt 🙂

Zeiterfassungs-Tags erst im Nachhinein vergeben

Problem: Ich weiß nicht mehr genau was ich gemacht habe -> ungenaues Tracking -> weniger Erfolg. Ärgere mich außerdem, dass ich es nicht gleich getaggt habe.

Ich stemple also ab jetzt immer ein bevor ich mit einer neuen Arbeit / einem neuen Projekt (Kunde oder eigenes) anfange. Ich stemple immer aus wenn ich den Rechner verlasse.

Dadurch spare ich Zeit, da ich nicht im Nachhinein meine Arbeitszeit mühsam rekapitulieren muss. Außerdem ein ganz wichtiger Vorteil: Durch das Stempeln fokussiere ich mich auf das, was ich gestempelt habe!

Afformation: Warum stemple ich immer korrekt ein und aus?

Umsetzung klappt bis jetzt ganz gut, hat aber noch Potential nach oben.

Eine E-Mails öfters als zweimal in die „Hand“ nehmen

Zum Abschluss nochmal zu den geliebten Mails.
Mein neues Ziel lautet: Wenn ich eine E-Mail innerhalb von 2 Minuten beantworten kann, dann beantworte ich sie beim ersten Öffnen.

Wenn mir das nicht gelingt, verschwende ich wertvolle Zeit. Wenn es mir gelingt, habe ich Zeit für Wichtigeres, mein Business läuft besser und ich habe mehr Freizeit 🙂

Afformation: Warum beantworte ich E-Mails direkt beim ersten Öffnen?

Messinstrument bei den letzten 3 Punkten ist natürlich wieder Basecamp und die Messfrequenz ist jeden Abend.

Meine Umsetzungspartner

Mein persönlicher Umsetzungspartner ist Michael Toppelreiter (siehe auch unser Einstiegsvideo). Mit ihm tausche ich mich derzeit im Wochenrhythmus über die Fortschritte und Lernerfolge aus. Ich kann dir nur empfehlen dir auch einen persönlichen Umsetzungspartner zu suchen – es hilft ungemein!

Und dann hab ich zusätzlich ja auch noch den MonatsMob – vor allem in Form unserer Facebook-Gruppe. Dort kann man sich auch immer Inspiration und Feedback holen.

Puh

Das war mit Abstand der längste Blog-Beitrag, den ich für den MonatsMob bis jetzt geschrieben hab.
Doch es hat mir gut getan meine Stop Doings nochmal in Fließtext zu bringen. Und ich fühle schon, dass mit dem Klicken auf „Veröffentlichen“ das Ganze noch an Verbindlichkeit gewinnt. Eben weil es hiermit öffentlich ist 😉

Was konntest du aus diesem Beitrag mitnehmen?

Schreib es mir einfach unten in den Kommentar – ich freu mich darauf!

Herzliche Stop Doing-Grüße,
Stefan

PS: Heute (Donnerstag) um 18 Uhr findet unser nächstes Stop Doing-Training statt. Michael und ich unterstützen dich dabei, Tätigkeiten über Bord zu werfen und herauszubekommen was du stattdessen tun wirst, um dich deinen Zielen zu nähern.

9 Antworten zu Stefans Stop Doing-Liste

  1. Avatar
    Kathrin 8. Januar 2015 um 17:22 #

    Hallo Stefan,

    RESPEKT! 🙂

    Ich kann einige Anregungen hier aus Deinem Post mitnehmen (Wochenplanung! Mein nächster Punkt!)

    Für mich wären das allerdings zu viele Baustellen auf einmal, neben Kindern, Job und Selbstständigkeit-Aufbau.
    Vielen Dank aber für Deine Inspiration!

    • Stefan
      Stefan 8. Januar 2015 um 21:20 #

      Danke für dein Feedback, Kathrin.
      Wenn du mit der Wochenplanung startest, sag Bescheid – dann könnten wir da eine kleine Umsetzungspartnerschaft machen 🙂
      Ja, ich weiß dass das ziemlich viele Dinge sind. Für einige habe ich zum Glück schon Lösungen, die funktionieren. Und einige andere Punkte sind eng miteinander verzahnt – sprich wenn ich das eine mache (Wochenplanung zum Beispiel), dann fällt es mir leicht das andere zu machen (mit der wichtigsten Aufgabe des Tages starten).

      • Avatar
        Kathrin 9. Januar 2015 um 10:27 #

        Hallo Stefan,

        das Angebot einer Umsetzungspartnerschaft möchte ich auf keinen Fall ausschlagen! Das wird mir bestimmt helfen, am Ball zu bleiben!

        Ich möchte gerne samstags meine Wochenplanung machen! Das heißt, ich fange morgen damit an!

        Ich werde sie auf Papier machen, weil ich noch kein für mich geeignetes Tool gefunden habe.

        Liebe Grüße
        Kathrin

        • Stefan
          Stefan 9. Januar 2015 um 11:52 #

          Cool, dann können wir uns ja per Mail unsere Ergebnisse schicken. Ich schreib dich mal an 🙂

          • Avatar
            Kathrin 9. Januar 2015 um 12:32 #

            Ja super, freue mich! 🙂

  2. Avatar
    Verena Siegenthaler 9. Januar 2015 um 9:49 #

    AHA! Erst dachte ich, dass StopDoingThings heisst, Dinge wegzulassen, es ist aber nach Durchlesen des Blogs eher so, dass Sachen hinzugefügt, alte optimiert und wenige/keine echt weggelassen werden. Hatte nicht die Zeit, bis jetzt im MonatsMob nachzusehen, was das StopDoing eigentlich hätte bewirken sollen. Für mich würde das ganze „Effizienter werden“ heissen, was allerdings im Kopf als erstes eine „Blockade“ auslöst, da es nach Arbeit und schwierig zu erledigen tönt. Da ist – gebe ich mit einem Lächeln zu – der Ausdruck StopDoing gefühlsmässig besser, da man gleich das Gefühl bekommt, zurücklehnen zu können, da einiges von der Tages-Arbeits-Liste gestrichen werden kann.

    Ganz besonders gut – werde ich auch in Angriff nehmen – finde ich den Absatz mit den Newslettern, ich habe unzählige in Ordner gehäuft und lösche sie dann eh, nach Monaten aber erst.

    Mit hat das Projekt „Wegwerfen“ von letztem Monat sehr gefallen, ich war sehr fleissig, und bin immer noch dran und bei mir gehören auch die meisten der nicht gelesenen Mails/Newsletters dazu.

    Danke für den Blog und weiterhin viel Erfolg für alle Teilnehmenden.

    • Stefan
      Stefan 9. Januar 2015 um 12:01 #

      Hallo Verena,

      Der Hauptgrund, dass wir anstelle von den Stop Doings andere Tätigkeiten machen wollen, ist dass Formulierungen mit „nicht“ oder „kein“ vom Unterbewusstsein nicht richtig verstanden werden.

      Natürlich ist es aber genauso „erlaubt“ in der zusätzlichen Zeit, die durchs Stoppen frei wird, einfach nichts zu tun, sich zu entspannen, aus dem Fenster zu schauen etc 🙂

      Super dass du immer noch beim Wegwerfen/Ausmisten dabei bist – ich habe das bis jetzt auch jeden Januar-Tag durchgezogen. Es fühlt sich einfach gut an, jeden Tag etwas loszuwerden, und seien es nur alte Mails.

  3. Avatar
    Alex Mue 14. Januar 2015 um 17:44 #

    Hey Stefan,

    schön( lang)er Blogeintrag. Ich wittere, da aber Schummelei: Du hörst auf, nicht mehr keine Wochenplanung zu machen oder so 😉

    Ich find’s prima, dass Du die Wochenplanung durchziehst – wirklich Stop Doing is das aber nich, oder doch? Is auch egal, mach was Dich Deinen Zielen näherbringt, is ja woschd, wie man’s labelt =)

    • Stefan
      Stefan 16. Januar 2015 um 15:28 #

      Das mit der Wochenplanung mag auf den ersten Blick nach mehr Arbeit aussehen. Ich glaube aber, dass es im Endeffekt zu weniger Arbeitsstunden führen wird. Eben weil ich mir Gedanken mache, was mich meinen (beruflichen) Zielen wirklich näher bringt, und die entsprechenden Tätigkeiten dann mit größtem Fokus angehe.
      Das fällt also unter die Rubrik langfristiges Stop Doing 🙂

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